任何一个大型会议策划方案的会议管理都可以分为五个步骤：会前准备、会议开始、会议主持、会议总结和后续实施。俗话说，会议管理是核心，活动管理是目标。因此，要想成功地组织一次大规模的会议，关键是要做好会前准备。所谓会议策划是一个整合和分配资源的过程。它的基础是控制会议的风险，发挥会议的效果。会议要开得好，就要尽早控制风险。一般来说，会议活动中最可能出现的错误在会议的不同阶段是不同的。

       （1）会议主题和日程安排不明确，任务分配不明确，与会人员针对性不强，与会人员准备不充分。
       （2）会议程序过于复杂和冗长，主持人能力有限，主题自由变化，与会人员水平参差不齐。
       （3）会议上消极而乏味的讨论超出了本专题的范围。会议的过程很长，往往表现为谈判而不是决定。
       （4）会议效果不明显，工作安排没有针对性，会议没有组织和总结。
       （5）会议结束后没有及时有效的跟踪和信息反馈。

       会务活动公司认为会议本身是一种非常重要的管理工具和手段，通过会议策划，可以很好地控制会议的细节。与项目管理一样，需要持续的监控、调整和跟踪，确保项目按时、高质量的完成。例如，会议准备的策划包括制定会议目标、选择与会者、选择会议时间、选择会议地点、设置会议议程、分发会议通知等。

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